Montreal West Island Chapter / Local de l’ile-de-l’Ouest

Montreal West Island Chapter AGM and Technology Session / Assemblée Générale Annuelle et Session Techno – Local de l’ile de l’Ouest

DATE—Le 30 janvier, 2015 / January 30, 2016
HEURE / TIME—13h-16h
LOCATION / ENDROIT—1925, avenue Brookdale, Dorval, H9P 2Y7; on-site parking available / stationnement disponible sur place

Annual General Meeting
Your CARP West Island Chapter is hosting its 2015-2016 Annual General Meeting (AGM) and we need your presence to elect the Board of Directors, review the Chapter’s financial results and review advocacy initiatives that CARP is championing on behalf of its members.

Call to action : If you’d like to take an active role in your CARP Chapter, a list of available Board positions and their responsibilities appears below. If you want to be part of the team, please send an e-mail to [email protected] by January 22, with your name, telephone number, e-mail address and Board position you wish to fill.

Technology Session
The AGM will be followed by a Technology Session—bring your own device (Apple or Android). A limited number of iPads are available to be loaned. To reserve one, please dial 1.877.845.1054 and leave your name and telephone number.

To help defray rental costs, the Technology session will cost $5 for Members, $10 for Guests, payable at the session. Please bring your device to the session (make sure it is fully-charged).

*Capacity limited to 125 participants—register early to guarantee your seat!

To help us plan the session’s curriculum, click here to complete our confidential survey

Assemblée Générale Annuelle 2015-2016
Votre Local CARP de l’Ouest-de-l’ile sera hôte de son Assemblée Générale Annuelle pour 2015-2016 et nous sollicitons votre présence pour élire le Conseil d’administration, pour faire le bilan financier et pour passer en revue les initiatives de la défense des droits que CARP championne de la part de ses membres.

A l’action, svp : Si vous voulez jouer un rôle au sein de votre Local CARP, voir ci-bas pour lire les descriptions de tâches pour les membres du Conseil. Si vous désirez vous présenter comme candidat(e), envoyez un courriel à [email protected] d’ici le 22 janvier avec votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel et le poste que vous désirez combler.

Session technologique
Une session technologique suivra l’Assemblée Annuelle Générale—apportez votre propre appareil ( Apple ou Android ). Le cas échéant, une quantité limitée de iPads sera disponible pour prêter. Pour réserver un appareil, veuillez composer le 1.877.845.1054, et laisser votre nom et numéro de téléphone.

Pour défrayer les coûts de location, la session technologique coûtera 5 $ pour les membres CARP et 10 $ pour les invités. Les frais sont payables à la session. Veuillez apporter votre propre appareil à la session et assurez-vous qu’il soit chargé.

La capacité de la salle est de 125—inscrivez-vous tôt afin de réserver votre place.

Cliquer ici pour nous aider à planifier le curriculum de la session techno en complétant le sondage confidentiel.

BOARD MEMBER ROLES / TÂCHES – MEMBRES DU CONSEIL

BOARD MEMBER
• Attends board and other meetings on a regular basis.
• Makes serious commitment to actively participate in committee work.
• Volunteers for and willingly accepts assignments; completes them thoroughly and on time.
• Stays informed about committee matters; reviews and comments on minutes and reports.
• Gets to know other committee members and builds a collegial working relationship that contributes to consensus.
• Participates actively in the Board’s annual evaluation and planning efforts.
• Participates in fund-raising for the Chapter.

MEMBRE DU CONSEIL
• Assiste régulièrement aux réunions du Conseil et autres.
• S’engage sérieusement à participer activement au travail des comités.
• Se porte volontaire pour des affectations et les complètent correctement et dans les délais prévus.
• Reste à jour quant au travail des comités ; offre des commentaires et des observations sur les procès-verbaux et rapports.
• Fait la connaissance des membres des comités et développe une relation de travail saine avec tous, contribuant ainsi au consensus.
• Participe activement à l’évaluation et à la planification annuelle du Conseil.
• Participe à la levée de fonds pour le Local.

CHAIRPERSON
• Acts as the Chief Executive responsible for achieving the Chapter’s mission.
• Serves as the Chapter’s Director of Advocacy and Chief Volunteer.
• Provides leadership to the Board of Directors and chairs Board meetings, informally evaluates Board members’ effectiveness.
• Encourages Board’s role in strategic planning.
• Appoints committee chairpersons, in consultation with other Board members.
• Serves ex-officio as a member of committees and attends their meetings when invited.
• Discusses issues confronting the Chapter with the Board.
• Helps guide Board actions with respect to Chapter priorities and governance.
• Monitors financial planning and financial reports.
• Plays a leading role in fund-raising activities.
• Evaluates the Chapter’s annual performance.

PRÉSIDENT(E)
• Est le/la Chef-PDG dans la réalisation de la mission du Local.
• Agit comme Directeur/rice de la défense des droits et chef-bénévole du Local.
• Assure le leadership du Conseil d’administration et préside aux réunions ; surveille l’efficacité des membres du Conseil.
• Encourage le rôle des membres du Conseil dans la planification stratégique.
• Nomme les présidents des comités, en consultation avec les autres membres du Conseil.
• Sert ex-officio en tant que membre de comité et assiste à leurs réunions, lorsqu’invité(e).
• Discute les questions auxquelles le Local est confrontée avec les membres du Conseil.
• Aide à guider les actions des membres du Conseil en ce qui concerne les priorités du Local et les préoccupations de la gouvernance.
• Surveille les rapports financiers et la planification financière.
• Joue un rôle principal dans les activités de levée de fonds pour le Local.
• Évalue, sur une base annuelle, le rendement du Local, quant à la réalisation de sa mission.

VICE CHAIRPERSON
• Performs Chairperson’s responsibilities in his/her absence.
• Works closely with the Chairperson and others.
• Performs other responsibilities as assigned by members of the Board.

VICE-PRÉSIDENT(E)
• Prends en main les responsabilités du/de la Président(e) lors de son absence.
• Travaille de près avec le/la Président(e) et autres.
• Accepte d’autres responsabilités, tel que prescrit par les membres du Conseil.

SECRETARY
• Maintains and ensures effective management of Chapter documents.
• Prepares, in conjunction with the Chairperson, proposed meeting agendas and minutes.
• Ensures document approval, as required, and may prepare a summary of meeting discussions.
• Is sufficiently familiar with legal documents (e.g. rules, letters) to note applicability during meetings.

SECRÉTAIRE
• Maintient les documents du Local et en assure la gestion efficace.
• Prépare l’ordre du jour et le procès-verbal, en concert avec le/la Président(e).
• Responsable pour l’approbation des documents, et peut, sur demande, présenter un sommaire des réunions.
• A une connaissance générale des documents juridiques ( p. ex. règlements, lettres ) pour discussion lors des réunions.

TREASURER
• Manages the Chapter’s finances and fiscal matters.
• Provides annual budget for approval.
• Ensures Board review of financial policies and procedures.

TRÉSORIER/TRÉSORIÈRE
• Gère les finances du Local.
• Prépare le budget annuel pour approbation.
• Assure la révision des politiques et procédures financières.

DIRECTOR OF MEMBERSHIP
• Responds to membership queries.
• Manages registration tables at meetings/events.
• Liaises with CARP concerning membership issues and arranges the distribution of membership cards.

DIRECTEUR/TRICE D’ADHÉSION (MEMBERSHIP)
• Répond aux questions des membres.
• Gère les inscriptions aux réunions/événements.
• Consulte avec le siège social de CARP quant aux questions d’adhésion ; organise la distribution de cartes de membre.

DIRECTOR OF EVENT PLANNING
• Develops, in conjunction with the Board, the Chapter’s annual schedule of events and plans, in line with members’ requests and/or lead of other Chapters.
• Responsible for the coordination and distribution of event-related tasks; manages the event in its entirety, including preparation of a quality review.

DIRECTEUR/TRICE DE LA PLANIFICATION DES ÉVÉNEMENTS
• Développe l’horaire et le plan des événements annuel, en concert avec l’équipe, tenant les demandes des membres à cœur et/ou en suivant l’exemple d’autres Locaux.
• Responsable de la coordination et la distribution des tâches pour chaque événement ; gère l’ensemble de l’événement, y compris la réalisation d’un post-mortem.

DIRECTOR OF VOLUNTEERS
• Determines volunteer needs for events, considering their expressed interests.
• Recruits volunteers through CARP/Chapter lists, municipal volunteer bureaus (e.g. NOVA, YMCA, Volunteer West Island).
• Informs and trains volunteers for the specific roles they will play at each event; assists volunteers with their tasks, if required.
• Tracks and reports on success of volunteer management process.

DIRECTEUR/TRICE DES BÉNÉVOLES
• Établit les besoins pour bénévoles durant les événements, tenant à cœur leurs intérêts.
• Recrute des bénévoles à partir de la liste de membres, des organismes communautaires ( p. ex. YMCA, NOVA, du Centre d’action bénévole de l’Ile-de-l’Ouest ).
• Informe et forme les bénévoles de leurs rôles durant chaque événement ; assiste les bénévoles avec leurs tâches en cas de besoin.
• Évalue et fait suite au succès du processus de la gestion des bénévoles.

DIRECTOR OF COMMUNITY RELATIONS
• Develops contacts with and maintains relationships with individuals from service organizations, elected officials from municipal, federal and provincial governments, hospitals and clinics.
• Contacts special guests for Chapter meetings and functions.
• Represents CARP and Chapter to various groups and organizations; participates at seminars.
• Distributes CARP and Chapter material, Zoomer magazines, to municipal libraries, major seniors’ residences and other appropriate locations.
• Collaborates with the Director of Communications to write newsletters, surveys for distribution to members.

DIRECTEUR/TRICE DES RELATIONS COMMUNAUTAIRES
• Établit et soutient des relations avec des organismes communautaires, représentants élus aux niveaux municipal, fédéral et provincial, hôpitaux, cliniques.
• Communique avec des invités spéciaux pour réunions et/ou événements.
• Représente CARP et le Local au sein de groupes d’intérêt et organismes ; participe aux conférences.
• Distribue la documentation de CARP, tel la revue Zoomer, aux bibliothèques municipales, centres d’accueil/résidences, etc.
• Collabore avec le/la directeur/trice des communications pour créer des bulletins d’information et des sondages pour les membres.

DIRECTOR OF COMMUNICATIONS
• Develops and maintains media contacts to promote the Chapter and its events.
• Writes and coordinates the creation and distribution of communication materials, such as press releases, newsletters and surveys.
• Develops, manages and maintains the Chapter’s page on the CARP Website; suggests improvements to the Website.
• Receives and maintains quarterly and monthly CARP membership lists; updates e-mail addresses as required.
• Collaborates with CARP headquarters concerning communication and marketing issues.

DIRECTEUR/TRICE DES COMMUNICATIONS
• Établit et soutient des contacts médiatiques pour promouvoir le Local et ses événements.
• Rédige et coordonne la création et la distribution des communications, tel que les communiqués de presse, les bulletins et les sondages.
• Développe, gère et garde à jour le site Web du Local ; suggère des améliorations au site Web.
• Garde à jour les listes de membres provenant du siège social de CARP sur une base mensuelle et trimestrielle ; au besoin, effectue la mise à jour d’adresses courriels.
• Collabore avec le siège social CARP au besoin, au sujet de la communication et du marketing.